Warszawa, dn. 04.02.2009r.
Związek Rewizyjny Spółdzielni Mieszkaniowych RP
ul. Jasna 1
00-013 Warszawa
Spółdzielnia Mieszkaniowa „Zakrzewo"
ul. Robotnicza 246
82-300 Elbląg
W wyniku umowy zawartej w dniu 5 sierpnia 2008 roku miedzy Związkiem Rewizyjnym Spółdzielni Mieszkaniowych RP w Warszawie, - ,a Spółdzielnia Mieszkaniowa "Zakrzewo" w Elblągu, w dniach od 15.09.2008r. do 31.12.2008 r. została przeprowadzona przez Związek lustracja pełna działalności Spółdzielni okres od 1.01.2005r. do 31 .12.2007 r.
Przedmiotem lustracji były następujące zagadnienia:
1. Organizacja Spółdzielni.
- statut Spółdzielni oraz wewnętrzny system normatywny (kompletność i poprawność
merytoryczna regulaminów),
- działalność organów Spółdzielni,
- struktura organizacyjna służb etatowych Spółdzielni.
2. Stan prawny gruntów będących we władaniu Spółdzielni (i budynków z nimi związanych
oraz racjonalność ich wykorzystania).
3. Sprawy członkowskie i dyspozycja lokalami.
4. Gospodarka zasobami mieszkaniowymi:
- stan ilościowy oraz estetyczno - porządkowy i techniczny budynków i ich otoczenia,
- koszty i przychody gzm oraz prawidłowość ustalania opłat za używanie lokalu,
- gospodarka lokalami użytkowymi, ze szczególnym uwzględnieniem lokali
wynajmowanych,
- terminowość wnoszenia opłat przez użytkowników lokali i windykacja należności
Spółdzielni
- treść umów o usługi komunalne i ich realizacja (wodno-kanalizacyjne,wywóz śmieci, ciepło).
5. Gospodarka remontowa w zasobach mieszkaniowych:
-nadzór techniczny i ustalanie potrzeb remontowych, ze szczególnym uwzględnieniem
działań energooszczędnych,
- akumulacja środków finansowych na remonty, tryb doboru wykonawców robót
remontowych,treść zawartych umów i ich realizacja.
6. Gospodarka finansowa:
- stan funduszów, wielkość wolnych środków finansowych i sposób ich wykorzystania,
efektywność zaangażowania finansowego Spółdzielni w zakup akcji lub udziałów w innych
podmiotach gospodarczych,
- rozliczanie kosztów ogólnych Spółdzielni,
- obsługa spłaty kredytów mieszkaniowych,
- terminowość regulowania zobowiązań finansowych Spółdzielni (podatki, ZUS,
PFRON),
- dochodzenie należności Spółdzielni, w tym dotacji budżetowych,
- rozliczenia finansowe z członkami z tytułu wkładów.
7. Ocena realizacji przez Spółdzielnie obowiązków wynikających z ustawy o spółdzielniach
mieszkaniowych.
Lustracja nie obejmowała badan sprawozdań finansowych Spółdzielni w rozumieniu art. 88a Prawa spółdzielczego jak również weryfikacji rozliczeń kosztorysowych.
Ustalenia lustracji wynikają ze stwierdzonych faktów na podstawie przedłożonych lustratorowi dokumentów oraz wyjaśnień złożonych przez pracowników Spółdzielni.
W szczególności ustaleniom lustracji służyły:
- statut i inne uregulowania wewnętrzne,
- uchwały i decyzje organów samorządowych, w tym protokoły z posiedzeń,
- dokumenty członkowskie,
- dokumenty finansowo - księgowe,
- plany gospodarczo-finansowe.
Ustalenia lustracji zostały zawarte w protokóle lustracji, który łącznie z niniejszym listem polustracyjnym stanowi integralna całość. Protokół lustracji został podpisany bez zastrzeżeń przez Zarząd Spółdzielni.
Poprzednia lustracja pełna działalności Spółdzielni została przeprowadzona przez Związek Rewizyjny Spółdzielni Mieszkaniowych RP w Warszawie w 2005 roku i obejmowała całokształt działalności Spółdzielni w latach 2002-2004
Wyniki przeprowadzonej lustracji zostały przedstawione na Zebraniu Przedstawicieli Członków w 2006 roku.
W okresie objętym lustracja Spółdzielnia działała w oparciu o statut spełniający wymogi Prawa spółdzielczego i ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, a ostatnie zmiany statutu zostały uchwalone przez Zebranie Przedstawicieli Członków w dniu 29.11. 2007 roku.
Uchwalone zmiany zostały złożone w sadzie do rejestracji, jednak wobec zaskarżenia uchwały o zmianie statutu, Zarząd wystąpił z wnioskiem o zawieszenie postępowania rejestracyjnego. Do dnia zakończenia lustracji postępowanie w sprawie zarejestrowania zmian statutu było zawieszone.
Spółdzielnia posiada także szereg unormowań wewnętrznych o charakterze regulaminowym wynikających z postanowień statutu i jej potrzeb, jednak w związku z nowelizacja statutu wskazane jest dokonanie analizy treści tych unormowań pod katem zgodności ich postanowień z obowiązującym stanem prawnym.
Lustracja nie wykazała uchybień bądź nieprawidłowości w zakresie częstotliwości, terminowości i sposobu zwołania grup członkowskich oraz Zebrań Przedstawicieli Członków. Zastrzeżeń nie budzi także przebieg obrad oraz sposób ich dokumentowania.
W badanym okresie Rada Nadzorcza zgodnie z zakresem swoich kompetencji zajmowała się najistotniejszymi sprawami związanymi z bieżąca działalnością Spółdzielni wypełniając funkcje kontroli i nadzoru, a dokumentacja pracy tego organu jest kompletna i prowadzona właściwie.
Lustracja nie wykazała także nieprawidłowości w pracy Zarządu oraz w sposobie jej dokumentowania. Decyzje podjęte przez Zarząd w badanym okresie były zgodne z aktualnym stanem prawnym i nie wykraczały poza kompetencje tego organu.
Uchwalona przez Rade Nadzorcza struktura organizacyjna Spółdzielni jest kompletna i zapewnia warunki prawidłowej realizacji jej zadań jako podmiotu gospodarczego, dokumentacja pracownicza prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami, a zasady wynagradzania i organizacji pracy normuje stosowny regulamin oraz Zakładowy Układ Zbiorowy Pracy wpisany do rejestru wraz ze zmianami wprowadzonymi protokołami dodatkowymi.
Pozytywnie należy ocenić szeroki zakres prowadzonej Spółdzielnie działalności społeczno-kulturalnej, finansowanej z opłat wnoszonych przez członków oraz przychodów własnych tej działalności.
Z ustaleń lustracji wynika, iż stan prawny gruntów pozostających we władaniu Spółdzielni jest uregulowany, co umożliwiło realizacje przez Zarząd postanowień ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych dotyczących określenia przedmiotu odrębnej własności lokali oraz wniosków członków o przeniesienie własności lokalu.
Do końca badanego okresu Spółdzielnia zawarła 1806 umów przeniesienia własności lokali.
Badania dotyczące spraw członkowsko-mieszkaniowych wykazały poprawność działań Zarządu w tym zakresie, a sposób prowadzenia dokumentacji członkowskiej oraz wymaganych prawem rejestrów nie budzi zastrzeżeń.
Przeprowadzony w czasie lustracji przegląd zasobów mieszkaniowych wykazał, iż sa one utrzymane w czystości i należytym stanie estetyczno-porządkowym oraz technicznym - możliwym do ustalenia w trakcie wizualnego przeglądu.
W latach 2005 - 2006 działalność Spółdzielni w zakresie gospodarki zasobami mieszkaniowymi cechowała równowaga przychodów i kosztów, a w 2007 roku działalność Spółdzielni w gzm zamknęła się niewielkim niedoborem przychodów w stosunku do poniesionych kosztów wynoszącym 236,852,- zł., co stanowiło 0,9% tych kosztów.
Według stanu na dzień 31.12.2005 roku zaległości w opłatach za używanie lokali mieszkalnych stanowiły 24,3% rocznego wymiaru opłat od tych lokali, a na koniec 2007 roku wskaźnik tych zaległości uległ obniżeniu do 18%.
W odniesieniu do należności od lokali użytkowych wskaźnik zaległości w opłatach na dzień 31.12.2005 roku stanowił 11,4%, a na koniec 2007 roku wskaźnik tych zaległości uległ obniżeniu do 6,3% rocznego wymiaru opłat od tych lokali.
Pomimo podejmowania przez Spółdzielnie wszelkich przewidzianych prawem działań windykacyjnych (302 sprawy skierowane do sadu), poziom zaległości w opłatach za używanie lokali mieszkalnych na koniec 2007 roku jest wyższy od przeciętnego w spółdzielniach mieszkaniowych.
Niepokojąco wysoki jest także udział zaległości długoterminowych w ogólnej kwocie zadłużeń od tych lokali. Wskazuje to na konieczność dalszej intensyfikacji prowadzonych działań windykacyjnych.
Lustracja nie wykazała nieprawidłowości w gospodarce lokalami użytkowymi, a w zawartych umowach najmu interesy Spółdzielni zostały należycie zabezpieczone.
Z ustaleń lustracji wynika, iż Spółdzielnia zawarła umowy ze wszystkimi dostawcami usług komunalnych, a postanowienia tych umów zapewniają należytą ochronę interesów Spółdzielni.
W badanym okresie Spółdzielnia przeprowadziła okresowe przeglądy stanu technicznego zasobów pod katem ustalenia potrzeb remontowych i sporządzenia rocznych, rzeczowo-finansowych planów remontów.
Przeprowadzono także kontrole stanu technicznej sprawności instalacji budynków określone art. 62 Prawa budowlanego, co znajduje odzwierciedlenie w książkach obiektu budowlanego prowadzonych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Poniesione przez Spółdzielnie nakłady na realizacje robót remontowych w wysokości:
- 4.029.152,- zł. w 2005 roku,
- 4.856.697,- zł. w 2006 roku,
- 4.387.392,- zł. w 2007 roku
zostały sfinansowane środkami funduszu remontowego, którego stan na koniec 2007 roku wynosił 1.793.132,-zl.
Roboty remontowe w zasobach Spółdzielni realizowane były przez własne służby oraz przez obcych wykonawców, których sposób wyboru nie budzi zastrzeżeń, a w umowach zawartych z tymi wykonawcami interesy Spółdzielni zostały należycie zabezpieczone.
Lustracja nie wykazała nieprawidłowości w realizacji umów zawartych z obcymi wykonawcami robót oraz w sposobie dokumentowania i rozliczania prac wykonanych silami własnymi Spółdzielni. Zastrzeżeń nie budzi także sposób sprawowania nadzoru inwestorskiego nad realizowanymi remontami.
Z ustaleń lustracji wynika, ze wg stanu na koniec 2007 roku 33 budynki posiada ściany ocieplone zgodnie z obowiązującymi normami, zasoby są opomiarowane, a lokale są wyposażone w indywidualne opomiarowanie zużycia wody.
Poniesione w badanym okresie nakłady na roboty dociepleniowe w wysokości 326.367,- zł. zostały sfinansowane środkami funduszu remontowego.
Ewidencja księgowa Spółdzielni w badanym okresie prowadzona była na bieżąco w oparciu o Zakładowy Plan Kont dostosowany do wymogów znowelizowanej ustawy o rachunkowości, a także terminowo i prawidłowo sporządzono sprawozdania finansowe, które zostały poddane badaniu przez biegłych rewidentów.
Sprawozdania te były corocznie zatwierdzane przez Zebrania Przedstawicieli Członków i składane w uprawnionych instytucjach.
Lustracja nie wykazała nieprawidłowości działań Spółdzielni w zakresie prowadzenia gospodarki kasowej, rozliczeń z członkami z tytułu wkładów oraz rozliczeń z bankiem z tytułu spłaty kredytów mieszkaniowych.
Pomimo zaległości płatniczych użytkowników mieszkań ogólna sytuacja finansowa Spółdzielni w badanym okresie umożliwiała bieżące regulowanie zobowiązań o charakterze publicznoprawnym oraz wobec dostawców robót i usług.
Spółdzielnia posiadała także wolne środki finansowe zdeponowane na terminowych lokatach bankowych, od których uzyskała dodatkowe przychody z tytułu oprocentowania zasilające jej gospodarkę.
Na tle ustaleń zawartych w protokóle lustracji oraz oceny niniejszego listu polustracyjnego stwierdzić należy, iż działalność Spółdzielni w okresie objętym lustracja prowadzona była prawidłowo i poza koniecznością dokonania analizy treści unormowań wewnętrznych pod katem dostosowania ich postanowień do obowiązującego stanu prawnego oraz dalszej intensyfikacji prowadzonych działań w zakresie windykacji opłat za używanie lokali Związek nie formułuje wniosków i zaleceń do przedstawienia przez Rade Nadzorcza najbliższemu Zebraniu Przedstawicieli Członków.
Z protokołem lustracji można zapoznać się w siedzibie Spółdzielni Mieszkaniowej „Zakrzewo", pok. nr. 8
Poniżej zamieszczamy dokument pdf do pobrania:
ZRSM.pdf